von Vanessa Mengelkamp, wissenschaftliche Mitarbeiterin, Team Compliance


Zusammenfassung

Für Unternehmen ab 49 Mitarbeitern besteht demnächst die gesetzliche Pflicht ein Hinweisgebersystem einzurichten und zu betreiben. Dieses System ist ein wichtiger Teil des Compliance Management Systems Ihres Unternehmens. Nicht zwingend muss es jedoch auch Teil des Unternehmens sein. Es besteht die Möglichkeit durch die Beauftragung eines Rechtsanwaltes als Ombudsperson ein externes Hinweisgebersystem einzurichten. Diese Art von Hinweisgebersystem erhöht die Meldebereitschaft der Mitarbeiter durch besondere Diskretion und Kompetenz.

Beschreibung

Die Ombudsperson ist eine unparteiische Schiedsperson. Diese wird im öffentlichen Dienst und vor allem in privaten Unternehmen eingesetzt. Sie hat den Auftrag Streitfrage unparteiisch zu klären und dabei die Interessen aller Beteiligten zu berücksichtigen.

Im Rahmen eines Compliance Management Systems nehmen Ombudspersonen einen zentralen Platz ein. Dort fungieren sie als Anlaufstelle für Hinweisgeber. Einer der wichtigsten Punkte bei der Arbeit einer Ombudsperson ist, dass sie die Hinweise vertraulich entgegennimmt und so die Identität der Hinweisgeber schützt. Häufig fürchten die Hinweisgeber Repressalien, die von Mobbing bis zu Arbeitsplatzverlust reichen. So wollen die Hinweisgeber regelmäßig anonym bleiben. Die Ombudsperson ist der Mittler zwischen dem Unternehmen und dem Hinweisgeber. Sie übernimmt die Kommunikation zwischen beiden, wobei ständig die Anonymität gewahrt bleibt.

Zudem prüft die Ombudsperson mit rechtlicher Expertise die Meldung auf Schlüssigkeit und Glaubwürdigkeit. Es folgt auch eine Ermittlung des Sachverhalts, die Bewertung der Risiken sowie die Einordnung des drohenden Schadens und der Kosten. Anschließend erhält das Unternehmen einen Bericht.

Welche Vorteile hat eine externe Ombudsperson?

Im Vergleich zu internen Ombudspersonen, die im Unternehmen eingegliedert sind haben externe einige entscheidende Vorteile.

Zum einen wird Ihr Unternehmen durch die Ausgliederung des Hinweisgebersystems entlastet. Indem die Ombudspersonen den Hinweis entgegennimmt und bearbeitet und dabei für die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften sorgt, wird der Organisationsaufwand für Ihr Unternehmen reduziert.

Zudem trägt der Einsatz von externen Ombudspersonen wegen der eigenständigen Organisation und der vom Unternehmen getrennten Struktur erheblich zur Senkung der Hemmschwelle zur Meldebereitschaft von Mitarbeitern bei.

Insbesondere ein Rechtsanwalt, der als externer Ombudsmann eingesetzt wird bietet dem Hinweisgeber Sicherheit, da dieser an seine berufliche Schweigepflicht gebunden und so auch ein Zeugnisverweigerungsrecht hat. Während bei Internen aus Sicht der Mitarbeiter häufig die Neutralität fehlt und so die Hemmschwelle zur Meldebereitschaft hoch ist.

Es gilt den Meldekanal stets so attraktiv wie möglich zu gestalten. Je vertrauenswürdiger er für den Mitarbeiter ist, desto sicherer fühlt er sich bei seiner Meldung und gibt sie eher ab. Die Beauftragung einer externen Ombudsperson ist also der beste Weg ihrer Pflicht zur Einrichtung eines Hinweisgebersystems nachzukommen.


Vanessa Mengelkamp
Team Compliance